Structurer vos entretiens de recrutement en 5 étapes clés

L’entretien de recrutement, c’est l’étape sensible d’un processus d’embauche, à la fois incontournable, décisive et si difficile. En un temps limité, vous devez à la fois écouter, évaluer, séduire, et décider.

Pour réaliser un entretien de recrutement efficace, vous ne pouvez pas vous fier à votre seule intuition et mener vos entretiens “au feeling”. Pour pallier la subjectivité des échanges, une seule méthode : les entretiens structurés ou semi-structurés.

Vous n’êtes plus dans l’improvisation ou dans une discussion libre, chaque question posée est réfléchie et contribue à évaluer une compétence. L’idée est de pouvoir évaluer tous les candidats sur la base des mêmes questions afin d’éviter au maximum les biais cognitifs.

Voyons ensemble comment construire une trame de questions, qui vous permettra d’identifier la bonne personne pour l’entreprise : c’est-à-dire évaluer ses compétences (hard skills et soft skills), et valider que les valeurs et les attitudes du candidat sont alignées avec la culture de l’entreprise.

De la subjectivité à l’objectivité dans vos processus de recrutement

La subjectivité du recrutement est liée au fait de la rencontre de deux êtres humains empreints de biais cognitifs.

Les biais cognitifs sont des mécanismes de pensée qui entraînent une altération de notre jugement. Notre cerveau prend des raccourcis qui représentent donc des freins pour “bien” recruter.

Pour les dépasser, différentes méthodes existent, et conjuguées les unes aux autres, vous augmentez vos chances de rendre vos recrutements plus objectifs, et donc plus efficaces.

Les tests d’évaluation

Avant la phase des entretiens, vous pouvez inclure le passage de tests par les candidats. Il peut s’agir de tests techniques ou psychotechniques.

Les premiers permettent de valider une compétence technique telle que la maîtrise d’un logiciel, d’une langue étrangère ou d’un programme informatique.

Les tests de personnalité vont évaluer le candidat sur la dimension comportementale pour dépasser le simple déclaratif, et éviter les échanges stériles du type :

Le recruteur : « Aimez-vous travailler en équipe ? »
Le candidat : « Bien sûr »
Le recruteur : « Tant mieux, car c’est indispensable chez nous ! »

A quel moment, cet échange a permis au recruteur de valider que le candidat possédait un esprit collaboratif et fédérateur ?

Un outil d’évaluation, comme AssessFirst notamment, interroge le candidat sur ses traits de caractère, ses motivations ou ses freins. Ses réponses peuvent être une base d’échange lors de la phase suivante, celle des entretiens de recrutement.

Pour en savoir plus sur mon utilisation de cet outil, c’est par ICI . Vous avez envie de découvrir cet outil, de savoir comment l’intégrer dans votre processus de recrutement ? Prenons RDV !

Les entretiens structurés

Cette méthode répond à 3 objectifs : apporter plus d’objectivité, d’équité et d’efficacité au processus de recrutement.

Pour s’assurer que nous parlons tous de la même chose, un rappel de ce que signifie un entretien structuré :

Les questions sont définies en amont selon les compétences à évaluer.
Les questions sont identiques pour chaque candidat, facilitant ainsi la comparaison
Une évaluation plus objective : la grille d’évaluation devient votre meilleur allié.

Voici les 5 étapes clés pour structurer vos entretiens :

1. Définir les bons critères à évaluer

Avant toute chose, commencez par identifier ce que vous voulez évaluer.
Quelles sont les compétences techniques et les soft skills indispensables pour réussir sur le poste ?
Vous pouvez partir de situations vécues (en bien ou en mal) pour identifier les compétences clés.
Pour un poste donné, limitez-vous à 6 à 8 critères maximum.

2. Hiérarchiser les critères et poser un cadre clair

Une fois vos critères définis, priorisez-les :

Quels sont les incontournables ?
Quels critères peuvent être compensés ou développés après l’embauche ?
Y a-t-il des critères rédhibitoires ?

Prenons un exemple : vous recrutez un·e Responsable RH.

Critères requis : expérience en management, maîtrise du droit social, diplomatie et ouverture au dialogue.
Critères pouvant être compensés ou développés après l’embauche : maîtrise de l’outil paie.
Critères rédhibitoires : N’avoir jamais fait de recrutement, n’avoir jamais piloté un budget formation.

Cette hiérarchisation vous aidera à structurer votre trame pour évaluer les critères primordiaux.

3. Préparer des questions ciblées (et les bonnes réponses attendues)

Pour chaque critère à évaluer, préparez 2 à 4 questions. La formulation des questions est très importante pour faire parler le candidat, sans lui laisser supposer qu’un certain type de réponse est attendu. Alternez les questions :

comportementales « Racontez-moi une fois où… »
situationnelles « Imaginez que… comment réagiriez-vous ? »

Exemples :

« Racontez-moi comment vous avez mis en place une politique d’entreprise autour du télétravail »
« Imaginez qu’une personne de l’équipe RH divulgue des informations confidentielles aux syndicats, comment réagissez-vous ? ».

4. Construire un guide d’entretien structuré (mais pas rigide)

Vous voilà avec une bonne vingtaine de questions potentielles.

Un conseil, répartissez les critères à évaluer entre recruteur et manager pour alléger la liste des questions à poser en entretien.

Attention, un entretien structuré au sens pur est un exercice difficile. Il est préférable de commencer avec des entretiens semi-rigides. Ainsi, vous avez une discussion plus ouverte avec les candidats sans rogner sur l’objectivité de l’entretien structuré.

5. Formaliser un compte-rendu clair, objectif et utile

Appuyez-vous sur vos critères et vos niveaux de réponse pour rédiger un retour clair, structuré et argumenté.

Notez à l’avance les niveaux de réponse attendus, sur une échelle de 1 à 5. Cela vous aidera à objectiver votre évaluation.

Votre synthèse d’entretien doit rendre compte :

des notes attribuées par critère en fonction des réponses,
de verbatims précis des candidats,
de votre décision finale, explicite et motivée.

Évidemment, cette méthode d’entretien structurée prend du temps. Elle implique une préparation en amont qui peut être vue comme fastidieuse. Mais …

Elle est reproductible pour des postes identiques et ajustables pour les autres postes.
Elle est deux fois plus efficace que les entretiens dits “classiques”, ceux pour lesquels vous vous dites “je le sens bien celui-là !”
Elle permet de s’interroger sur son besoin réel amenant ainsi une prise de hauteur sur son organisation.

Vous pouvez commencer pour une fonction précise, sur un poste où vos recrutements ont les moins bons résultats (car ce n’est pas toujours que de la faute des candidats).

En conclusion

Structurer ses entretiens, ce n’est pas alourdir le processus et se rajouter du travail. C’est au contraire le simplifier, le fiabiliser, et le rendre plus juste pour tous les candidats.

C’est une méthode que je recommande régulièrement en formation, car elle permet :

de mieux comparer les candidats entre eux,
de réduire les biais d’évaluation,
et de gagner un temps précieux lors des retours d’entretien.

La méthode implique un temps de préparation plus long, que vous récupérez sur la phase des compte-rendus et de la prise de décision. Vos arbitrages sont plus objectifs et plus faciles à expliquer aux candidats. Enfin, et surtout, votre processus d’entretien est plus efficace, ce qui augmente le taux de réussite de vos recrutements.