Déploiement d’un ATS pour structurer et digitaliser le recrutement d’un groupe hôtelier

Présentation du client

Groupe hôtelier multi-établissements implanté en France et en Europe. Organisation fortement décentralisée : 
- Directeurs d’hôtels recruteurs
- Managers impliqués dans les embauches
- Fonction RH siège en coordination
Un environnement opérationnel exigeant, avec des recrutements fréquents et souvent urgents.

Les problématiques RH identifiées

Avant le projet, plusieurs problématiques étaient constatées : 
- Turnover élevé
- Difficultés de recrutement sur certains métiers clés
- Multiplicité des canaux de diffusion
- Offres d’emploi hétérogènes selon les établissements
- Manque de centralisation des candidatures
- Processus de recrutement peu harmonisé
- Expérience candidat en demi-teinte

La volonté stratégique était claire : 
→ Professionnaliser et digitaliser le recrutement à l’échelle du groupe. 

Le déploiement d’un ATS (Applicant Tracking System) s’inscrivait comme une brique essentielle d’un projet plus large de transformation RH.

La méthode : structurer avant d’outiller

Un projet de digitalisation RH ne commence pas par le choix d’un outil. Il commence par un diagnostic.

1. État des lieux et qualification du besoin

Une commission RH a été constituée, réunissant des directeurs et directrices d’hôtels, managers, RH d’établissement et l’équipe RH siège. 
Objectif : Co-construire le projet et éviter toute perception d’outil « imposé ». 

Les bénéfices attendus étaient formalisés :
→ Cadrer les recrutements
→ Harmoniser les pratiques
→ Gagner en réactivité
→ Aligner les annonces avec l’image employeur 
→ Simplifier le quotidien des opérationnels 
Cette phase collaborative a permis d’établir un cahier des charges précis et partagé.

2. Sélection de l’ATS : une approche méthodique

Le marché des ATS étant particulièrement concurrentiel, une approche méthodique a été adoptée : 
→ Audit des besoins à court, moyen et long terme 
→ Rédaction d’un cahier des charges détaillé 
→ Présélection de 4 éditeurs
→ Organisation de démonstrations
→ Échanges avec des clients utilisateurs

Le choix final s’est porté sur Beetween, notamment pour : 
- Sa simplicité d’utilisation 
- Son adaptabilité à une organisation décentralisée 
- La qualité de son accompagnement

Le paramétrage : une étape stratégique

Le paramétrage d’un ATS conditionne son adoption. Un binôme RH / opérationnel a été constitué pour conjuguer expertise métier et vision terrain.

Les principaux chantiers ont porté sur : 
✔ Configurer les nombreux profils utilisateurs à configurer. 
✔ Harmoniser les modèles d’offres d’emploi et les intégrer dans l’ATS pour garantir cohérence et image employeur. 
✔ Rédiger en amont des modèles d’e-mails (réponses automatiques, accusés de réception, refus, convocations) 
✔ Identifier et paramétrer les job boards pertinents.

Accompagnement au changement et formation

Digitaliser un processus RH implique une évolution des pratiques et une montée en compétence des équipes. 
Mon accompagnement a inclus : 
✔ La formation de plus de 150 utilisateurs
✔ La mise en place d’un réseau de “super formateurs”
✔ La création d’un kit de démarrage rapide
✔ Le suivi des retours d’expérience post-déploiement

Les formations ont été réalisées à distance, les équipes étant réparties sur l’ensemble du territoire.
L’accompagnement ne s’est pas limité à la prise en main technique. Il a intégré les bonnes pratiques de recrutement et la structuration du processus.

Résultats et impacts

Après plusieurs mois d’utilisation : 
✔ Centralisation complète des candidatures 
✔ Gain de temps significatif pour les équipes 
✔ Collaboration facilitée entre RH et managers 
✔ Meilleure traçabilité des recrutements 
✔ Amélioration de l’expérience candidat 
✔ Appropriation rapide par les opérationnels 

Le projet a également permis d’identifier des besoins complémentaires, notamment en formation à la conduite des entretiens. La digitalisation du recrutement s’est ainsi inscrite dans une dynamique globale de transformation RH.

Le témoignage du client

« À l’échelle de l’ensemble des hôtels, nous constatons un gain significatif en temps et en efficacité. L’outil simplifie le processus et rend le recrutement moins chronophage. »
« Après plusieurs mois, revenir en arrière serait impensable. Tout est centralisé, intuitif et adapté aux équipes terrain. »
« Cet outil facilite le quotidien. Il améliore également notre image auprès des candidats, qui apprécient la réactivité. »

Les facteurs clés de réussite d’un projet de digitalisation RH

1. Dédier des ressources au projet 
2. Formaliser précisément le besoin
3. Impliquer les opérationnels dès le départ 
4. Soigner le paramétrage
5. Investir dans la formation et la conduite du changement 

Un ATS est un levier puissant. Mais c’est la structuration du projet et l’accompagnement qui garantissent son impact.

Vous souhaitez structurer ou digitaliser vos processus RH ?

La mise en place d’un ATS, d’un SIRH ou d’un nouvel outil RH ne s’improvise pas.
Si vous êtes DRH ou membre d’une direction RH et que vous envisagez un projet de transformation ou de digitalisation de vos processus RH, un échange préalable permet souvent de clarifier les priorités et d’éviter les erreurs coûteuses.
--> Échangeons sur votre projet et ses enjeux.

POUR ALLER PLUS LOIN

Je vous invite à regarder le replay du Live organisé avec Beetween : Tout savoir sur les ATS