Analyser l’organisation du travail : 5 points clés + 2 outils collaboratifs

Repenser l’organisation du travail de son entreprise peut-être un chantier titanesque d’autant plus si vous vous lancez en mode free style ! Dans cet article, je vous propose 5 points clés et 2 outils pour :

1/ Optimiser vos chances de réussite
2/ Gagner du temps
3/ Garantir l’efficacité de votre approche

5 points clés

1 - Miser sur le collectif

Une organisation du travail pensée uniquement par la Direction, les RH et/ou les managers est vouée à l’échec et ce pour plusieurs raisons :

Ecart entre le travail prescrit (la façon dont nous avons pensé la réalisation du travail) et le travail réel (la réalité du terrain avec les contraintes internes / externes)
Manque d’engagement des équipes car elles n’ont pas été impliquées ou le changement est trop perturbant à leur échelle. Le sens, le pourquoi n’est pas identifié, compris
Décalage avec les attentes des collaborateurs (mettre en place la semaine de 4 jours alors que les salariés attendent de la flexibilité horaire)

En réfléchissant à plusieurs et d’autant plus d’horizons différents, l’entreprise se donne la possibilité d’innover, de tenter des approches différentes. Parfois même, les idées nouvelles seront d’une simplicité déconcertante !

2 - Réaliser un diagnostic

Je suis persuadée qu’il est impossible de travailler efficacement sur une nouvelle organisation sans questionner l’actuelle. Bien qu’insatisfaisante, elle existe. Analyser ce qui fonctionne / ne fonctionne pas, c’est se donner la possibilité de capitaliser sur ce qui marche et éviter de refaire les mêmes erreurs.

L’état des lieux est à mener en regardant les aspects quantitatifs (indicateurs) et qualitatifs (retour terrain). Là aussi, il est important de questionner les premiers concernés, les salariés.

3 - Evaluer régulièrement son organisation

Principe phare de l’amélioration continue !

Après avoir modifié votre organisation, il est essentiel de l’interroger régulièrement :

Le résultat est-il conforme à nos attentes ?
Si non, pourquoi ?
Si oui, quelles ont été les clés de succès ? D’autres changements sont-ils nécessaires ?

In fine, l’idée est de régulièrement rectifier, réadapter, faire évoluer afin de coller à la réalité terrain en lien avec les objectifs de l’entreprise.

4 - Jouer la carte de la flexibilité

La société dans laquelle nous vivons a évolué (pas seulement les jeunes). D’un modèle “collectif”, nous avons évolué vers un modèle “individuel”. L’idée ici n’est pas de dire si c’est bien ou pas mais plutôt de le prendre comme un fait et de mettre en place les solutions qui répondent aux nouvelles attentes.

La flexibilité de votre organisation du travail vous permettra à la fois de faire face à l’accélération des changements économiques, politiques, sociaux qui impactent le business ainsi qu’aux attentes des équipes.

Le revers de la médaille de cette flexibilité peut être notamment un sentiment d’iniquité éprouvé par certains. Il est par conséquent important de faire preuve de pédagogie et de communiquer intensément pour expliquer et donner du sens aux décisions prises.

5 - S’appuyer sur le management de proximité

La refonte de l’organisation du travail implique la mobilisation des différents acteurs dont les managers de proximité. Ce sont eux les garants de la mise en œuvre de celle-ci. S’assurer qu’ils ont les compétences adéquats est indispensable.

2 outils collaboratifs

Je pourrais parler de la To Do, de la matrice Eisenhower, ou de tel ou tel autre outil magique. Ils sont importants, OUI mais au niveau individuel.

Ici, je vous propose d’agir sur le plan collectif, là où l’entreprise a sa zone de responsabilité. Les outils proposés invitent à créer des groupes de travail afin de discuter “du travail”.

1 - Le RACI

Le RACI est un outil qui permet de réfléchir et formaliser le “qui fait quoi”.

Pour chaque mission / tâche à accomplir, vous identifiez quels acteurs interviennent et leur rôle. Il y a 4 rôles (version française) :

R : Responsable
A : Acteur
C : Consulté
I : Informé

C’est un outil structurant qui a vocation à évoluer dans le temps.

De prime abord, l’outil peut laisser perplexe. Mais à chaque fois que je le présente à mes clients ou les étudiants, les réactions sont extrêmement positives !

Envie de découvrir l'outil ? C'est ICI

2 - Les jeux “Les Essentiels” de l’ANACT

L’ANACT a développé une gamme de jeux afin d’aider les entreprises à aborder les différents sujets liés aux conditions de travail.

J’avais envie de vous en évoquer deux en lien direct avec notre thème :

Les essentiels QVCT
Les essentiels Charge de travail

Dans les deux, le principe est le même :

Un jeu de cartes
Sur chaque carte sont notés des sujets liés au thème du jeu
Chaque participant peut s’exprimer sur le contenu de la carte en faisant le lien avec sa vision de la situation dans l’entreprise.
Les échanges de point de vue permettent in fine de décider si le sujet de la carte est aujourd’hui, dans l’entreprise : Inexistant mais souhaité / Existant mais à améliorer / Existant et satisfaisant / Inexistant et non souhaité

Ces jeux sont un prétexte pour aborder les sujets de l’organisation du travail, identifier ce qui fonctionne et les nœuds pour ensuite améliorer la situation.

J’anime des sensibilisations et espaces de discussion sur ce sujet avec ces outils. Envie d’en savoir plus ? Contactez-moi.

Rédaction : Corinne Lusetti-Roger - Partenaire RH - C’RRH